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Die Pflichten des Geschäftsführers einer GmbH sind deutlich umfangreicher, als es die formale Stellung als Organ der Gesellschaft zunächst vermuten lässt. Neben der klassischen Sorgfaltspflicht aus dem GmbH-Gesetz treffen den Geschäftsführer steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und insolvenzrechtliche Pflichten, deren Verletzung eine persönliche Haftung nach sich ziehen kann. Als Kanzlei für Handels- und Gesellschaftsrecht in Frankfurt und Darmstadt beraten wir Geschäftsführer und Gesellschafter zu diesen Pflichten und zu den Möglichkeiten, persönliche Haftungsrisiken frühzeitig zu begrenzen. Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über die wichtigsten Pflichten im laufenden Geschäft und in der Unternehmenskrise.
Grundlage der Pflichten des Geschäftsführers ist § 43 Abs. 1 GmbHG. Danach hat der Geschäftsführer in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Diese Sorgfaltspflicht umfasst mehrere Teilpflichten, die in der Praxis ineinandergreifen. Die Legalitätspflicht verlangt, dass der Geschäftsführer alle für die Gesellschaft geltenden Gesetze, die Satzung sowie wirksame Beschlüsse der Gesellschafterversammlung beachtet. Die Treuepflicht verpflichtet ihn, die Interessen der Gesellschaft zu wahren, Geschäftschancen der Gesellschaft nicht für sich selbst zu nutzen und keine Konkurrenztätigkeit auszuüben.
Hinzu kommt eine allgemeine Verschwiegenheitspflicht über interne Angelegenheiten der Gesellschaft sowie die Pflicht zur ordnungsgemäßen Verwaltung des Gesellschaftsvermögens. Handelt der Geschäftsführer auf ausdrückliche Weisung der Gesellschafterversammlung, entlastet ihn dies nach § 43 Abs. 3 Satz 3 GmbHG in bestimmten Konstellationen, insbesondere bei Verstößen gegen die Kapitalerhaltung, gerade nicht vollständig, solange Ansprüche der Gesellschaft zur Befriedigung von Gläubigern erforderlich sind.
Nicht jede Person kann Geschäftsführer einer GmbH werden. Nach § 6 Abs. 2 GmbHG muss der Geschäftsführer eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person sein. Das Gesetz nennt daneben mehrere Ausschlussgründe, die eine Bestellung von vornherein ausschließen. Dazu zählt unter anderem, wer wegen bestimmter Insolvenzstraftaten, wegen Betrugs, Untreue oder wegen Vorenthaltens von Arbeitsentgelt zu einer Freiheitsstrafe von mindestens einem Jahr verurteilt wurde, dieser Ausschluss gilt für die Dauer von fünf Jahren seit Rechtskraft des Urteils. Auch eine gerichtlich oder behördlich verhängte Berufsuntersagung schließt die Geschäftsführertätigkeit aus, wenn sie sich auf den Unternehmensgegenstand der Gesellschaft bezieht.
Diese Ausschlussgründe wirken sich unmittelbar auf die Eintragungsfähigkeit im Handelsregister aus. Liegt ein Ausschlussgrund vor, ist die Bestellung unzulässig, eine Geschäftsführerstellung entsteht in diesem Fall nicht. Gesellschafter, die einer nicht geschäftsführungsfähigen Person vorsätzlich oder grob fahrlässig dennoch die Geschäftsführung überlassen, haften nach § 6 Abs. 5 GmbHG der Gesellschaft solidarisch für den daraus entstehenden Schaden.
Der Geschäftsführer ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Buchführung der GmbH nach § 41 GmbHG in Verbindung mit den handelsrechtlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuchs. Dazu gehört die vollständige und zeitnahe Erfassung aller Geschäftsvorfälle, die fristgerechte Aufstellung des Jahresabschlusses sowie dessen Vorlage bei der Gesellschafterversammlung. Diese Pflicht ist keine bloße Formalie, sie bildet zugleich die Grundlage dafür, dass der Geschäftsführer eine drohende Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der Gesellschaft rechtzeitig erkennen kann.
Fehlt eine belastbare Buchführung, kann sich dies bei einer späteren Krise doppelt nachteilig auswirken. Zum einen erschwert es dem Geschäftsführer selbst, den Zeitpunkt der Insolvenzreife zuverlässig zu bestimmen. Zum anderen wird eine unzureichende Dokumentation in gerichtlichen Auseinandersetzungen regelmäßig zulasten des Geschäftsführers gewertet, insbesondere wenn es um den Nachweis der Einhaltung von Sorgfaltspflichten geht.
Als gesetzlicher Vertreter der GmbH hat der Geschäftsführer nach § 34 Abs. 1 AO deren steuerliche Pflichten zu erfüllen. Dazu zählen die fristgerechte Abgabe von Steuererklärungen und Steueranmeldungen sowie die rechtzeitige Zahlung der geschuldeten Steuern aus dem Vermögen der Gesellschaft. Verletzt der Geschäftsführer diese Pflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig, haftet er nach § 69 AO persönlich, wenn dadurch Steueransprüche nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden.
Diese Haftung betrifft in der Praxis besonders häufig die Lohnsteuer und die Umsatzsteuer. Die Lohnsteuer wird für die Arbeitnehmer einbehalten und ist als treuhänderisch verwaltetes Fremdgeld vorrangig vor sonstigen Verbindlichkeiten abzuführen, reichen die verfügbaren Mittel nicht aus, sind die Löhne notfalls gekürzt auszuzahlen, um die Lohnsteuer entrichten zu können. Bei der Umsatzsteuer ist dagegen die GmbH selbst als Unternehmerin Steuerschuldnerin nach § 13a UStG. Wird eine GmbH zahlungsunfähig, entbindet dies den Geschäftsführer nicht automatisch von der Pflicht zur Steuerabführung. Für die einbehaltene Lohnsteuer besteht auch in der Krise keine Pflichtenkollision, sie ist bei Fälligkeit zu entrichten. Die persönliche Haftung nach § 69 AO endet auch nicht automatisch mit der Amtsniederlegung, sie erfasst weiterhin Pflichten, die während der Amtszeit entstanden sind.
Der Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, dass die von der GmbH als Arbeitgeberin geschuldeten Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer fristgerecht an die Einzugsstelle abgeführt werden. Unterbleibt dies, macht sich der Geschäftsführer nach § 266a Abs. 1 StGB wegen Vorenthaltens und Veruntreuens von Arbeitsentgelt strafbar, unabhängig davon, ob der Arbeitslohn überhaupt ausgezahlt wurde. Das Gesetz sieht hierfür eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe vor.
Besonders praxisrelevant ist, dass diese Pflicht auch in der wirtschaftlichen Krise der Gesellschaft fortbesteht. Selbst wenn liquide Mittel knapp werden, muss der Geschäftsführer die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung vorrangig sicherstellen, notfalls durch eine entsprechende Kürzung der ausgezahlten Nettolöhne. Das Strafgesetzbuch räumt in § 266a Abs. 6 StGB die Möglichkeit ein, von einer Bestrafung abzusehen, wenn der Geschäftsführer spätestens bei Fälligkeit oder unverzüglich danach schriftlich die Höhe der vorenthaltenen Beiträge mitteilt und die Gründe für die verspätete Zahlung darlegt, und die Beiträge anschließend innerhalb der von der Einzugsstelle bestimmten angemessenen Frist nachentrichtet werden.
Gerät die GmbH in eine wirtschaftliche Krise, verschärfen sich die Pflichten des Geschäftsführers erheblich. Wird die Gesellschaft zahlungsunfähig im Sinne des § 17 InsO oder überschuldet im Sinne des § 19 InsO, ist der Geschäftsführer nach § 15a Abs. 1 InsO verpflichtet, ohne schuldhaftes Zögern einen Insolvenzantrag zu stellen. Der Antrag muss spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit beziehungsweise sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung gestellt werden. Diese Fristen sind Höchstfristen nach § 15a Abs. 1 Satz 2 InsO. Zahlungen, die der Geschäftsführer während dieses Zeitraums noch leistet, sind nur zulässig, solange er mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters Maßnahmen zur nachhaltigen Beseitigung der Insolvenzreife oder zur Vorbereitung eines Insolvenzantrags betreibt, § 15b Abs. 2 Satz 2 InsO.
Verletzt der Geschäftsführer die Antragspflicht vorsätzlich, drohen nach § 15a Abs. 4 InsO eine Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe, bei fahrlässiger Verletzung nach § 15a Abs. 5 InsO eine Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Fehlt es an einem Geschäftsführer, trifft die Antragspflicht ersatzweise die Gesellschafter, sofern diese von der Krise Kenntnis haben.
Ab dem Zeitpunkt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung greift zusätzlich das Zahlungsverbot des § 15b Abs. 1 InsO. Der Geschäftsführer darf ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich keine Zahlungen mehr aus dem Vermögen der Gesellschaft vornehmen. Diese Regelung, die bis 2021 in § 64 GmbHG geregelt war und seither in der Insolvenzordnung verankert ist, soll verhindern, dass einzelne Gläubiger auf Kosten der übrigen bevorzugt werden. Ausnahmen gelten für Zahlungen, die mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters vereinbar sind, etwa notwendige Zahlungen zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs im Rahmen ernsthafter Sanierungsbemühungen.
Verstößt der Geschäftsführer gegen dieses Zahlungsverbot, haftet er der Gesellschaft nach § 15b Abs. 4 InsO persönlich auf Ersatz der verbotswidrig geleisteten Zahlungen. Diese Haftung besteht unabhängig von einer möglichen strafrechtlichen Verantwortlichkeit wegen Insolvenzverschleppung und trifft den Geschäftsführer in der Praxis häufig deutlich härter als eine strafrechtliche Sanktion.
Verletzt der Geschäftsführer seine Pflichten aus § 43 Abs. 1 GmbHG schuldhaft, haftet er der Gesellschaft nach § 43 Abs. 2 GmbHG auf Ersatz des entstandenen Schadens. Diese Haftung besteht grundsätzlich im Innenverhältnis gegenüber der Gesellschaft selbst. Daneben kann eine Haftung gegenüber Dritten entstehen, etwa nach § 823 Abs. 2 BGB, wenn der Geschäftsführer gegen ein Schutzgesetz verstößt, das gerade dem Schutz Dritter dient, oder im Rahmen der bereits dargestellten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Haftungstatbestände.
Nach § 43 Abs. 3 GmbHG ist die Haftung in bestimmten Fällen, insbesondere bei Verstößen gegen die Kapitalerhaltungsvorschriften, zwingend ausgestaltet. Ein Verzicht der Gesellschaft auf entsprechende Ersatzansprüche oder ein Vergleich hierüber ist unwirksam, solange die Ansprüche zur Befriedigung der Gläubiger der Gesellschaft erforderlich sind. Diese Haftungsverschärfung zeigt, dass sich ein Geschäftsführer nicht allein auf eine gesellschaftsinterne Absprache verlassen kann, um sich von seiner persönlichen Verantwortung zu befreien.
Ein wesentlicher Baustein zur Risikominimierung ist eine belastbare Dokumentation unternehmerischer Entscheidungen, insbesondere in wirtschaftlich angespannten Phasen. Wer regelmäßig die Liquiditätslage prüft, Sanierungsschritte schriftlich festhält und sich bei komplexen Fragen rechtlich beraten lässt, kann im Streitfall deutlich leichter nachweisen, dass er die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes eingehalten hat. Viele Geschäftsführer sichern zusätzlich einen Teil ihres persönlichen Haftungsrisikos über eine D&O-Versicherung ab, die allerdings vorsätzliches Handeln regelmäßig nicht abdeckt.
Gerade beim Übergang in eine wirtschaftliche Krise lohnt sich eine frühzeitige rechtliche Prüfung, ob und ab wann die Antragspflicht nach § 15a InsO greift. Wer hier zu lange abwartet, riskiert nicht nur eine strafrechtliche Verfolgung wegen Insolvenzverschleppung, sondern vor allem die persönliche Haftung für Zahlungen, die nach Eintritt der Insolvenzreife noch geleistet wurden. Eine klare Krisenfrüherkennung, etwa durch eine rollierende Liquiditätsplanung, gehört daher zu den wichtigsten präventiven Maßnahmen.
Wir beraten Geschäftsführer zu ihren laufenden Pflichten aus dem GmbH-Gesetz sowie zu den besonderen Anforderungen in der Unternehmenskrise. Dazu gehört die Prüfung, ob und ab wann eine Insolvenzantragspflicht besteht, die Begleitung bei Sanierungsverhandlungen und die rechtliche Einordnung einzelner Zahlungen im Hinblick auf das Zahlungsverbot nach § 15b InsO. Auch bei bereits eingeleiteten Haftungsverfahren, etwa durch das Finanzamt nach § 69 AO, unterstützen wir bei der rechtlichen Verteidigung.
Für Geschäftsführer, die ihre persönliche Haftungssituation grundsätzlich einordnen möchten, lohnt sich eine frühzeitige Bestandsaufnahme, bevor eine konkrete Krise eintritt. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche organisatorischen und dokumentarischen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen sinnvoll sind, um Haftungsrisiken so weit wie möglich zu begrenzen.
Die Pflichten des Geschäftsführers einer GmbH reichen weit über die gesellschaftsrechtliche Sorgfaltspflicht hinaus und umfassen steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und insolvenzrechtliche Vorgaben. Wer diese Pflichten kennt und rechtzeitig handelt, kann sein persönliches Haftungsrisiko deutlich begrenzen. Wenn Sie Ihre Pflichten und Haftungsrisiken als Geschäftsführer rechtlich einordnen lassen möchten, vereinbaren Sie ein Erstgespräch mit unserer Kanzlei.
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